E-Rechnungspflicht 2027: Was Anwender von Dynamics NAV und Business Central jetzt wissen müssen

Der Umsatz, auf den es ankommt, entsteht gerade jetzt

Die meisten Betriebe, die wir betreuen, haben die E-Rechnung 2025 abgehakt. Damals ging es um den Empfang, und dafür genügte ein Postfach. Der zweite Teil der Regelung ist die Versandpflicht, und der trifft im Januar 2027 die erste Gruppe: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr.

Maßgeblich ist damit der Umsatz des Jahres 2026, also des Jahres, das gerade läuft. Wer die Schwelle überschreitet, sollte deshalb noch in diesem Jahr die betroffenen Mandanten und Belegarten prüfen.

Wer die Schwelle 2026 überschreitet, muss ab dem 1. Januar 2027 inländische B2B-Rechnungen als strukturierten Datensatz ausstellen. Nicht als PDF. Ein PDF, auch ein schönes, erfüllt die Anforderung rechtlich nicht — dazu gleich mehr. Für die Umstellung bleiben damit, je nachdem wann Sie diesen Text lesen, noch vier bis fünf Monate.

Dieser Artikel richtet sich an Anwender von Microsoft Dynamics NAV und Business Central, insbesondere an die On-Premises-Installationen der Versionen NAV 2013 bis BC 14. Für diese Gruppe stellt sich die Frage anders als für alle anderen, und das hat einen technischen Grund, der weiter unten steht.

Die drei Stufen im Überblick

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024, umgesetzt in § 14 UStG und mit den Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG. Konkretisiert wurde die Anwendung durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt im Oktober 2025.

Wie die 800.000 Euro gerechnet werden — und warum das bei mehreren Mandanten heikel ist

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmers im Sinne des Umsatzsteuerrechts, nicht der Umsatz einer Betriebsstätte, eines Geschäftsbereichs oder eines Mandanten in Ihrer Datenbank.

Das klingt trivial, ist es in NAV-Installationen aber selten. Wir sehen in der Praxis regelmäßig drei Konstellationen, die im System gleich aussehen und steuerlich völlig unterschiedlich sind:

Für Ihre Planung ist das keine akademische Unterscheidung. Sie bestimmt, ob Sie zum Stichtag einen Mandanten versandfähig brauchen oder alle fünf. Das ist der größte einzelne Kostentreiber im Projekt.

Was ausgenommen bleibt

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG — sie bleiben dauerhaft vom Versand befreit und müssen lediglich empfangen können

Was nicht ausgenommen ist: Ihre normalen Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden im Inland. Genau die, die heute aus Ihrem Rechnungsbericht in NAV oder Business Central kommen.

„Wir schicken doch PDFs per Mail“ — warum das nicht zählt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Es lässt sich nicht ohne Weiteres automatisiert auslesen, und deshalb erfüllt es die Anforderung nicht — unabhängig davon, wie sauber Ihr Layout ist und ob der Empfänger zufrieden damit ist.

In Deutschland kommen praktisch zwei Formate in Frage. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML: Ihr Kunde sieht weiterhin ein normales PDF, seine Buchhaltungssoftware liest den unsichtbar mitgelieferten Datensatz. XRechnung ist reines XML ohne Sichtkomponente und wird von öffentlichen Auftraggebern verlangt. Beide beruhen auf derselben Norm. Welches Sie brauchen, hängt davon ab, an wen Sie fakturieren — das behandeln wir ausführlich im Artikel ZUGFeRD 2.x oder XRechnung 3.0 — das richtige Format für NAV und BC 14.

Wird die Frist verschoben?

Ehrliche Antwort: Es wird darüber gesprochen, entschieden ist nichts.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat gefordert, die Pflicht für größere Handwerksbetriebe auf Anfang 2028 zu verschieben, mit Verweis auf Umstellungsaufwand und Konjunkturlage. Solche Forderungen gab es vor jeder Stufe dieses Gesetzes, und keine hat bisher zu einer Verschiebung geführt. Die Empfangspflicht 2025 kam pünktlich und ohne Übergangsfrist.

Unsere Empfehlung ist deshalb nüchtern: Planen Sie mit dem 1. Januar 2027. Wenn verschoben wird, haben Sie ein Projekt entspannt abgeschlossen. Wenn nicht verschoben wird und Sie darauf gewartet haben, stehen Sie im Dezember 2026 ohne versandfähiges System da — und dann sind alle Dienstleister, die Ihnen helfen könnten, ausgebucht.

Warum ein Upgrade als Antwort meist zu spät kommt

Der naheliegende Gedanke lautet: Microsoft hat die E-Rechnung im Standard gelöst, also machen wir das Upgrade und die Sache ist erledigt.

Der Gedanke stimmt sogar. Nur geht die Rechnung nicht auf. Die E-Rechnungsfunktionen, die Microsoft ausliefert, setzen ein Rahmenwerk voraus, das es erst ab Business Central 24 gibt, und der entscheidende Teil der Erzeugung wurde erst mit BC 26 ausgetauscht. Wer heute auf NAV 2016 oder BC 14 sitzt, steht damit vor einer Migration über zehn Jahre Plattformentwicklung hinweg, nicht vor einem Update.

Rechnen Sie ein solches Projekt einmal rückwärts vom Stichtag:

Für einen mittelständischen Betrieb mit gewachsener Installation sind das erfahrungsgemäß neun bis achtzehn Monate. Ab Herbst 2026 gestartet, ist der 1. Januar 2027 damit realistisch nicht mehr zu halten.

Das ist kein Argument gegen die Migration. Sie kommt ohnehin, und für viele Betriebe ist sie die richtige Entscheidung. Es ist ein Argument dagegen, sie als Antwort auf eine gesetzliche Frist zu behandeln, die vorher greift. Diese beiden Fragen lassen sich sauber trennen: erst die Versandfähigkeit zum Stichtag herstellen, danach die Migration in Ruhe und ohne Termindruck planen.

Was Sie selbst prüfen können, bevor Sie jemanden beauftragen

Bevor Sie Angebote vergleichen, lohnt ein Blick in die eigenen Daten. Dafür brauchen Sie keinen Dienstleister:

Mit diesen vier Angaben lässt sich in einem kurzen Gespräch beurteilen, welcher Weg für Sie in Frage kommt.

Der Weg für NAV 2013 bis BC 14

Wenn Ihre Installation On-Premises läuft, der Wartungsvertrag ruht oder gekündigt ist und eine Migration bis zum Stichtag nicht mehr darstellbar ist, bleibt ein Weg, der ohne Versionswechsel auskommt: Der Rechnungsdatensatz nach EN 16931 wird aus Ihren Belegdaten in der vorhandenen Installation erzeugt, das PDF wird zu PDF/A-3 gewandelt und bekommt das XML eingebettet. Ihr System bleibt, wie es ist, Ihr Rechnungslayout auch.

Wie das technisch funktioniert, was es voraussetzt und in welchen Fällen ein anderer Weg für Sie günstiger ist, haben wir ausführlich beschrieben: E-Rechnung in Dynamics NAV ohne Upgrade umsetzen.

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Stand: August 2026. Angaben zu Fristen nach den Veröffentlichungen der Finanzverwaltung; maßgeblich sind § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG in der jeweils geltenden Fassung. Dieser Text ist keine Steuerberatung — für die Beurteilung Ihres Einzelfalls, insbesondere zur Umsatzschwelle je Gesellschaft und bei Organschaft, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Dynamics, Business Central und NAV sind Marken der Microsoft Corporation.