Versandpflicht ab 1. Januar 2027
E-Rechnung für Microsoft Dynamics NAV & Business Central 14 — ohne Versions-Upgrade
Kurz beantwortet
Ja, Dynamics NAV 2013 bis Business Central 14 können ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0.2 gesetzeskonform nach EN 16931 versenden, ohne die ERP-Version zu wechseln. Die Logik entsteht im freien Objektbereich Ihrer vorhandenen Lizenz, die Belegdaten bleiben im Haus, und das gewohnte PDF-Layout bleibt unverändert.
Ihr System bleibt, wie es ist. Ihre Ausgangsrechnungen gehen trotzdem als ZUGFeRD oder XRechnung raus — umgesetzt im freien Objektbereich Ihrer vorhandenen Lizenz. Ob der ausreicht, prüfen wir, bevor Sie beauftragen.
Für Anwender von Dynamics NAV 2013 bis Business Central 14 On‑Premises, die nicht migrieren wollen oder bis zum Stichtag nicht mehr können.
Die Frist
Empfangen reicht ab 2027 nicht mehr
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Dafür genügte ein E-Mail-Postfach. Der Versand ist die eigentliche Aufgabe, und er trifft zuerst die größeren Betriebe.
Microsoft-Standard
Was der Microsoft-Standard voraussetzt
Kurz beantwortet
Nein, die offizielle Microsoft-E-Rechnungs-App lässt sich in Business Central 14 technisch nicht nutzen. Sie setzt AL Runtime 17 voraus, BC 14 läuft auf Runtime 4.0. Zudem fehlen das E-Document Core Framework (ab BC 24) und die Rendering-Engine, die den Datensatz erzeugt (ab BC 26).
Microsoft hat die E-Rechnung gelöst — aber nur in den Versionen, die Sie nicht haben. Naheliegend wäre, den fertigen Baustein aus den aktuellen Versionen nach Business Central 14 zu übernehmen. Wir haben ihn dafür auseinandergenommen. Nach unserer Prüfung funktioniert das nicht, und zwar aus technischen Gründen, nicht wegen Aufwand oder Geld.
Die App setzt Plattformfunktionen voraus, die es in BC 14 nicht gibt: das zugrunde liegende Rahmenwerk, die Sprachfassung des Codes und die Rendering-Engine, über die der Datensatz überhaupt erst entsteht. Jeder dieser Punkte allein genügt:
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Die App verlangt eine Programmumgebung, die es in BC 14 nicht gibt
Zwischen der Umgebung, die sie braucht, und der, die BC 14 mitbringt, liegen rund zehn Jahre Plattformentwicklung. Das ist kein Schalter, den man umlegt.
Runtime 17 gegenüber Runtime 4.0 -
Die App ist nur die Spitze — der Unterbau fehlt komplett
Sie setzt auf einem Rahmenwerk auf, das Microsoft erst ab Business Central 24 ausliefert. Ohne dieses Fundament hat die App nichts, worauf sie stehen könnte.
E-Document Core, ab BC 24 -
Sie ist in einer Sprachfassung geschrieben, die BC 14 nicht liest
Der Programmcode verwendet durchgehend Sprachmittel, die es in der Sprachversion von BC 14 noch nicht gab; eine Übersetzung liefe auf eine Neuentwicklung hinaus.
Namespaces, Interfaces, Enums, ReportExtensions -
Der entscheidende Teil ist überhaupt kein Programmcode
Bei Microsoft entsteht der Datensatz nicht vorher und wird angehängt — er entsteht während das PDF gedruckt wird, durch das Druckwerk selbst. Genau dieses Druckwerk wurde erst mit Business Central 26 ausgetauscht. Und genau diese Lücke schließen wir auf einem anderen Weg.
Rendering-Engine, ab BC 26
Der Weg
Wie die Umsetzung abläuft
Der Rechnungsdatensatz entsteht aus Ihren Belegdaten in Business Central, nicht aus dem Druckbild. Das ist der Unterschied, sobald Felder gefordert werden, die auf keinem Ausdruck stehen.
Die Daten entstehen in Ihrer BC-Installation aus der gebuchten Verkaufsrechnung: ein vollständiger Datensatz nach EN 16931 mit Steuerlogik, Kategoriecodes, Zahlungsblock und Leitweg-ID. Anschließend wird Ihr vorhandener Rechnungsbericht zu PDF/A-3 gewandelt und bekommt das XML als Anhang eingebettet; Ihr Layout bleibt dabei unverändert. Vor dem Versand kann eine Formatprüfung laufen, die sich im laufenden Betrieb abschalten lässt, sobald die Abläufe stabil sind. Wird dafür ein externer Prüfdienst genutzt, verlässt der Datensatz während der Testphase das Haus. Protokolliert wird je Beleg, fehlerhafte Läufe lassen sich wiederholen.
Die Alternativen
Welche Wege es gibt und wann welcher passt
Wir sind nicht der einzige Weg, und in manchen Fällen nicht der beste. Hier steht, was tatsächlich zur Auswahl steht.
| Weg | Kosten | Haken | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Portal- oder Clearing-Dienst | laufendes Abo, je nach Belegvolumen, plus Einrichtung | Belegdaten verlassen das Haus; mit der Kündigung endet die Fähigkeit | wenig Belege, kein Anspruch auf Individualisierung |
| Zertifiziertes Add-on | Lizenz plus Wartung | bringt eigene Objekte mit — dafür muss die BC-Lizenz erweitert werden | laufender Wartungsvertrag vorhanden, Standardfall ohne Sonderfelder |
| Eigenbau in C/AL | eigene Entwicklerzeit | die Steuerlogik nach EN 16931 ist der Teil, der sich nicht kürzen lässt | eigene NAV-Entwicklung im Haus und Zeit bis zum Stichtag |
| Upgrade auf BC 26+ | Migrationsprojekt | bis zum 01.01.2027 in aller Regel nicht mehr zu schaffen | die Migration ohnehin ansteht und der Stichtag nicht greift |
| Umsetzung im eigenen Objektbereich | einmalig, Festpreis; hinzu kommt die Lizenz für die PDF/A-3-Wandlung | setzt freie Objektnummern in Ihrer Lizenz und eine Zusatzkomponente auf dem Server voraus | kein oder ruhender Wartungsvertrag, mehrere Mandanten, eigene Felder im Beleg |
Das Angebot
Erst prüfen, dann bauen
Der Einstieg ist ein Tag zum Festpreis. Danach bekommen Sie eine Zahl, die steht — und die Liste dessen, was nicht enthalten ist.
| Paket | Umfang | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme ein Tag, Festpreis |
Prüfung des freien Objektbereichs in Ihrer Lizenz, Stammdaten-Ampel für USt-IdNr., IBAN/BIC, Steuerkategoriecodes und Leitweg-IDs, Belegvolumen, Mandantenstruktur, PDF-Erzeugung | schriftlicher Machbarkeitsbericht mit Festpreisangebot — voll anrechenbar bei Beauftragung |
| Basis ein Mandant, ein Format |
Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem CII), Feldzuordnung nach EN 16931, Formatprüfung abschaltbar, Versand über den vorhandenen Weg | versandfähig zum Stichtag, für den Mandanten mit dem Druck |
| Komplett alle Mandanten, beide Formate |
zusätzlich XRechnung (UBL) für öffentliche Auftraggeber, Format je Kunde umschaltbar, dreistufiges Protokoll mit Wiederholungslauf, Ausräumlogik für abgelegte Dateien | alle Mandanten, beide Formate, nachvollziehbar je Beleg |
Optional und getrennt kalkuliert: weitere Mandanten, Gutschriftverfahren nach § 14 Abs. 2 UStG, Rechnungseingang mit oder ohne Bestellabgleich.
Ehrlichkeitsabschnitt
Für wen das gebaut ist
Passt
- Dynamics NAV 2013 bis Business Central 14, On-Premises
- Wartungsvertrag gekündigt oder ruhend — eine Lizenzerweiterung kommt nicht in Frage
- mehrere Mandanten in einer Installation
- stark angepasste Installation mit eigenen Feldern im Beleg
- Belegdaten sollen das Haus nicht verlassen
- Vorjahresumsatz über 800.000 € — der Stichtag ist der 01.01.2027
Passt nicht
- Business Central 26.3 oder neuer — dort liefert der Standard das mit
- laufender Wartungsvertrag, Standardbelege ohne Sonderfelder: dann ist ein fertiges Add-on meist der schnellere Weg
- sehr geringes Belegaufkommen — da rechnet sich ein Portal-Abo
- die Migration auf eine aktuelle Version steht ohnehin im nächsten Quartal an
Häufige Fragen
Was Interessenten zuerst fragen
Brauche ich für die E-Rechnung eine zertifizierte Lösung?
Nein. Das Gesetz verlangt ein Format nach EN 16931 — nicht ein bestimmtes Produkt. Entscheidend ist, dass die erzeugte Datei die Prüfregeln besteht. Genau dafür ist die Formatprüfung eingebaut.
Muss meine Business-Central-Lizenz erweitert werden?
Bei uns in der Regel nicht. Wir setzen im freien Objektbereich Ihrer vorhandenen Lizenz um. Ob dieser Bereich ausreicht, ist einer der ersten Punkte in der Bestandsaufnahme — und wenn er nicht ausreicht, sagen wir das, bevor Sie beauftragen.
Ändert sich das Aussehen meiner Rechnung?
Nein. Ihr vorhandener Rechnungsbericht bleibt. Er wird zu PDF/A-3 gewandelt und bekommt das XML als Anhang. Was Ihr Kunde sieht, sieht aus wie bisher — es enthält nur zusätzlich die maschinenlesbaren Daten.
ZUGFeRD oder XRechnung — was brauche ich?
Für das normale B2B-Geschäft ZUGFeRD, weil das Ergebnis für Menschen lesbar bleibt. XRechnung brauchen Sie, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Wer beides hat, braucht beides — deshalb ist es im Paket Komplett enthalten und je Kunde umschaltbar.
Was passiert mit dem Eingang von Rechnungen?
Der ist hier bewusst nicht enthalten. Beim Versand bestimmen Sie das Format, beim Empfang bestimmen es Ihre Lieferanten — das ist eine deutlich größere Aufgabe. Wenn Ihr Dokumentenmanagement das heute schon abdeckt, brauchen Sie sie womöglich gar nicht. Wir schätzen sie auf Wunsch getrennt.
Brauche ich zusätzliche Software auf dem Server?
Ja. Für die Wandlung nach PDF/A-3 und das Einbetten des XML setzen wir eine Zusatzkomponente auf dem Server ein. Deren Lizenz für den automatisierten Betrieb ist nicht im Festpreis enthalten und wird in der Bestandsaufnahme mit ausgewiesen — zusammen mit der Frage, ob sie auf Ihrem Server betrieben werden darf.
Gehört mir die Lösung danach?
Sie erhalten ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht an der Umsetzung in Ihrer Installation, einschließlich Quellcode, ohne laufende Gebühren. Was Sie nicht erhalten, ist ein Exklusivrecht — wir setzen dieselbe Grundlage auch bei anderen Kunden ein. Genau deshalb ist Ihr Preis niedriger als der Erstaufwand.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Je nach Umfang acht bis zwölf Wochen inklusive Test und Rollout. Für den Stichtag 01.01.2027 heißt das: Die letzte sinnvolle Beauftragung liegt Anfang November 2026.
Nächster Schritt
Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme
Schicken Sie uns Ihre Version, die Zahl Ihrer Mandanten und eine Einschätzung Ihres Belegaufkommens. Wir sagen Ihnen innerhalb von drei bis vier Arbeitstagen, ob der Weg bei Ihnen funktioniert.
Stand: 22.08.2026. Angaben zu Fristen nach den Veröffentlichungen der Finanzverwaltung; maßgeblich sind § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG in der jeweils geltenden Fassung. Dieser Text ist keine Steuerberatung — für die Beurteilung Ihres Einzelfalls, insbesondere zur Umsatzschwelle je Gesellschaft, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Dynamics, Business Central und NAV sind Marken der Microsoft Corporation; wir stehen mit den genannten Drittanbietern in keiner Verbindung.