Versandpflicht ab 1. Januar 2027
E-Rechnung aus Business Central 14 — ohne Upgrade
Ihr System bleibt, wie es ist. Ihre Ausgangsrechnungen gehen trotzdem als ZUGFeRD 2.3 oder XRechnung 3.0 raus — umgesetzt im freien Objektbereich Ihrer vorhandenen Lizenz.
Für Anwender von Dynamics NAV 2013 bis Business Central 14 On-Premises, die nicht migrieren wollen oder bis zum Stichtag nicht mehr können.
Die Frist
Empfangen reicht ab 2027 nicht mehr
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand ist die eigentliche Aufgabe, und er trifft zuerst Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz.
Der Befund
Warum der Microsoft-Standard Ihnen nicht hilft
Microsoft liefert ZUGFeRD erst ab Business Central 26.4 im Standard aus. Ein Backporting auf BC 14 scheitert an harten Plattform- und Sprachgrenzen:
Die Versionsklammer
Die Microsoft-App verlangt Runtime 17. BC 14 läuft auf Runtime 4.0. Dazwischen liegt ein volles Jahrzehnt Plattform-Entwicklung.
Der fehlende Unterbau
Die Microsoft-Lösung setzt auf dem Framework E-Document Core auf, das in BC 14 technisch nicht existiert.
Nicht unterstützte Sprachfeatures
Namespaces, Interfaces, Enums, ReportExtensions und Dictionary of [...] gibt es in der BC-14-Sprachversion schlicht nicht.
ZUGFeRD ist Plattform, nicht Code
Das XML entsteht bei Microsoft während des PDF-Drucks über die moderne Rendering-Engine ab BC 26. Genau diese Lücke schließen wir direkt vor Ort.
Der Lösungsweg
Drei Schritte — alle in Ihrem Haus
Der Rechnungsdatensatz entsteht aus Ihren echten Belegdaten in Business Central — nicht aus dem Druckbild. Vollständig DSGVO-konform ohne Cloud-Abo.
Datensatz in BC 14
Aus der gebuchten Verkaufsrechnung entsteht ein vollständiger Datensatz nach EN 16931 — inklusive Steuerkategoriecodes, Zahlungsblock und Leitweg-ID.
Hülle als PDF/A-3
Ihr vorhandener Rechnungsbericht wird lokal zu PDF/A-3 gewandelt und bekommt das XML als Anhang eingebettet. Ihr vertrautes Rechnungslayout bleibt unverändert.
Prüfen und versenden
Integrierte Formatprüfung vor dem Versand, lückenloses Protokoll je Beleg und automatischer Wiederholungslauf bei Fehlern.
Die Alternativen
Fünf Wege — und wann welcher passt
Ein ehrlicher Vergleich der am Markt verfügbaren Optionen für Bestandsinstallationen.
| Lösungsweg | Kostenmodell | Der Haken | Wann es passt |
|---|---|---|---|
| Portal- oder Clearing-Dienst | Laufendes monatliches Abo je Belegvolumen + Setup | Belegdaten verlassen das Haus; bei Kündigung endet die E-Rechnungsfähigkeit sofort. | Geringes Belegaufkommen, kein Bedarf an Sonderfeldern oder Datenschutz-Autonomie. |
| Zertifiziertes Drittanbieter Add-on | Lizenzkauf + jährliche Wartung | Erfordert freie Microsoft-Objektnummern und eine Lizenzerweiterung. | Laufender Wartungsvertrag vorhanden, reiner Standard ohne individuelle Belegfelder. |
| Eigenbau in C/AL | Eigene Entwicklerressourcen | Die EN 16931 Steuerlogik und Schemapflege ist extrem fehleranfällig und komplex. | Ausreichend freie Senior-Entwicklerkapazitäten im eigenen Haus bis Ende 2026. |
| Komplett-Upgrade auf BC 26+ | Großes Migrationsprojekt | Bis zum 01.01.2027 in aller Regel zeitlich und budgetär nicht mehr machbar. | Die Migration stand ohnehin fest und der Stichtag 2027 ist nicht kritisch. |
| Umsetzung im freien Objektbereich (Inside Dynamics) | Einmaliger Festpreis | Der freie Lizenzobjektbereich muss vorab in einer Bestandsaufnahme geprüft werden. | Kein/ruhender Wartungsvertrag, mehrere Mandanten, Sonderfelder, Unabhängigkeit gewünscht. |
Das Angebot
Erst prüfen, dann bauen
Der Einstieg ist ein Tag zum Festpreis. Danach erhalten Sie ein verbindliches Angebot mit festem Leistungsumfang.
| Paket | Leistungsumfang | Ihr Ergebnis |
|---|---|---|
| Paket 0: Bestandsaufnahme 1 Tag · Festpreis |
Prüfung des freien Objektbereichs Ihrer Lizenz, Stammdaten-Ampel (USt-IdNr., IBAN/BIC, Steuerkategoriecodes, Leitweg-IDs), Mandantenstruktur und PDF-Erzeugung. | Schriftlicher Machbarkeitsbericht mit Festpreisangebot — bei Folgebeauftragung zu 100 % anrechenbar. |
| Paket 1: Basis ZUGFeRD Festpreis nach Bestandsaufnahme |
Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD 2.3 (PDF/A-3 mit eingebettetem Factur-X CII), Feldzuordnung nach EN 16931, Formatprüfung, E-Mail-Versand über vorhandenen Weg. | 100 % gesetzeskonform und versandfähig zum Stichtag für den Hauptmandanten. |
| Paket 2: Komplett Festpreis nach Bestandsaufnahme |
Zusätzlich XRechnung 3.0 (UBL) für Behörden, Format je Kunde umschaltbar, dreistufiges Fehlerprotokoll mit Wiederholungslauf, Ausräumlogik für temporäre Dateien. | Alle Mandanten, beide Formate (ZUGFeRD & XRechnung), lückenlose Nachvollziehbarkeit je Beleg. |
Optional zubuchbar: Weitere Mandanten, Gutschriftverfahren nach § 14 Abs. 2 UStG, Rechnungseingangsverarbeitung.
Eignungs-Check
Für wen diese Lösung gebaut ist
✓ Ideal geeignet für
- Unternehmen auf Dynamics NAV 2013 bis Business Central 14 On-Premises
- Betriebe mit gekündigtem oder ruhendem Microsoft-Wartungsvertrag (BREP)
- Installationen mit mehreren Mandanten oder starker Belegindividualisierung
- Unternehmen, deren sensible Rechnungsdaten das eigene Haus nicht verlassen dürfen
- Vorjahresumsatz über 800.000 € — akuter Handlungsbedarf für den Stichtag 01.01.2027
✕ Nicht passend für
- Installationen auf Business Central 26.4+ (Standard bringt ZUGFeRD bereits mit)
- Betriebe mit reinem Standard ohne Sonderfelder und aktivem Wartungsvertrag
- Sehr geringes Belegvolumen (unter 10 Rechnungen/Monat — Portal-Abo günstiger)
- Geplante Komplettmigration auf Business Central Cloud im nächsten Quartal
Häufige Fragen
Was Entscheider zuerst fragen
Brauche ich für die E-Rechnung eine zertifizierte Software?
Nein. Der Gesetzgeber verlangt ein EN-16931-konformes Datenformat — kein bestimmtes Softwareprodukt. Entscheidend ist, dass die erzeugte XML-Datei die offiziellen Schemaprüfungen besteht. Genau das stellt unsere integrierte Formatprüfung sicher.
Muss meine Business-Central-Lizenz kostenpflichtig erweitert werden?
In der Regel nein. Wir setzen die gesamte Logik im freien Objektbereich Ihrer bereits bezahlten Kundenlizenz um. Ob dieser Bereich ausreicht, prüfen wir verbindlich am ersten Tag der Bestandsaufnahme.
Ändert sich das optische Layout meiner Rechnung?
Nein. Ihr vorhandenes Rechnungsformular bleibt zu 100 % erhalten. Der Beleg wird serverseitig in ein PDF/A-3 gewandelt und bekommt das XML unsichtbar eingebettet. Was der Empfänger sieht, bleibt vertraut.
ZUGFeRD oder XRechnung — was brauche ich?
Für das normale B2B-Geschäft ist ZUGFeRD die beste Wahl, da die PDF-Komponente für Menschen lesbar bleibt. XRechnung ist Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Im Paket Komplett sind beide Formate enthalten und je Debitor umschaltbar.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Je nach Mandantenzahl und Belegkomplexität ca. 8 bis 12 Wochen inklusive Testphase. Um den Stichtag 01.01.2027 sicher zu erreichen, sollte die Bestandsaufnahme spätestens im Herbst 2026 starten.
Nächster Schritt
Ein Tag Klarheit, bevor Sie irgendetwas entscheiden
Nennen Sie uns Ihre NAV/BC-Version, die Zahl Ihrer Mandanten und Ihr ungefähres Belegaufkommen. Wir prüfen Ihre Ausgangslage und geben Ihnen eine verbindliche Machbarkeitseinschätzung.
Stand: 22.08.2026. Gesetzliche Fristen nach § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG. Dieser Text stellt keine Steuerberatung dar. Dynamics, Business Central und NAV sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.